e-conomic og Billy koblet på Shopify

Bogføringen er den opgave, der bliver udskudt til efter go-live og så bliver dyr. Sæt den op inden, mens der ikke er travlt.

Vælg integration efter din revisor

Både e-conomic og Billy har flere Shopify-apps, og de er ikke lige gode. Bemærk at ingen af dem er udgivet af Visma eller Billy selv: integrationerne kommer fra tredjeparter som Storebuddy, Pairy og IEX. Det vigtigste kriterium er ikke funktioner, men om din revisor kender den.

Spørg dem, inden du vælger. En revisor der kender opsætningen bruger en time om måneden. En der ikke gør bruger fire.

Salg og udbetaling er to bogføringer

Der er to ting, der skal ind i regnskabet, og de er ikke det samme:

Salget. Hver ordre, eller en daglig samlepostering, bogføres brutto med den rigtige momskode og lander på en mellemregning for betalingsudbyderen. Det er dét, din momsangivelse bygger på, og det er dét, der skal kunne deles op på land, hvis du sælger til EU.

Udbetalingen. Hver udbetaling fra Shopify Payments udligner mellemregningen, gebyret bogføres som omkostning, og refunderinger trækkes fra. Det er dét, der får bankkontoen til at stemme.

Vælger du kun den ene, går det galt. Bogfører du kun udbetalinger, har du ingen momsopdeling og ingen periodisering, fordi en ordre i marts kan blive udbetalt i april. Bogfører du kun ordrer, stemmer banken aldrig. De danske integrationer laver begge dele, og det er dét, du skal bede om.

Baggrunden for hvordan udbetalinger fungerer står i Shopify Payments-guiden.

Momskoder skal sættes eksplicit

Integrationen gætter, hvis du ikke fortæller den. Sæt kontoen og momskoden for:

• Almindeligt salg i Danmark
• Salg til privatkunder i andre EU-lande
• Salg til erhverv i andre EU-lande med gyldigt momsnummer
• Salg uden for EU
• Fragt, som momsmæssigt følger varen
• Gebyrer fra betalingsudbyderen

De sidste to bliver oftest glemt, og de er dem der giver differencer.

Sælger du til udlandet, så læs også moms, markeder og salg til udlandet.

Bogføringsloven gælder også dig

Kravet om digital bogføring trådte i kraft 1. juli 2024 for virksomheder med årsregnskabspligt. Fra 1. januar 2026 gælder det også personligt ejede virksomheder og foreninger med en nettoomsætning over 300.000 kroner i to på hinanden følgende år. I praksis betyder det, at bogføringen skal ske i et digitalt bogføringssystem, og at registreringer og bilag skal opbevares digitalt i mindst fem år.

Din Shopify-butik er ikke et bogføringssystem og skal ikke registreres nogen steder. Det er e-conomic eller Billy, der skal leve op til kravene, og det gør de begge. Det, du skal sikre dig, er at bilagene rent faktisk havner derinde, og ikke kun i Shopify.

Ordrenumrene

Din nye butik starter sin egen nummerserie. De migrerede historiske ordrer beholder deres oprindelige numre som reference.

Det betyder to referencesystemer i en overgangsperiode. Aftal med bogholderiet, hvordan der slås op i begge dele, inden den første kunde ringer om en gammel ordre.

Det din revisor vil spørge om

Vær forberedt på de fire:

1. Bogføres der brutto eller netto? Brutto. Omsætningen skal ind med det fulde beløb og den fulde moms, og gebyret fra betalingsudbyderen skal stå som sin egen omkostning. Bogfører du omsætningen netto af gebyrer, bliver momsgrundlaget forkert.
2. Hvordan håndteres refunderinger? De skal krediteres i samme periode, som de trækkes fra udbetalingen.
3. Hvad med gavekort? Regnskabsmæssigt er de en forpligtelse ved salget, ikke omsætning. Momsmæssigt afhænger det af, om gavekortet tæller som voucher til ét formål eller til flere formål: sælger du kun varer med 25 procent til danske kunder, kan momsen skulle afregnes allerede ved udstedelsen. Få din revisor til at tage stilling, inden du sælger det første gavekort.
4. Hvordan afstemmes lageret? Shopifys lagerværdi og dit regnskabs varelager skal kunne mødes.

Den første måned

Afstem manuelt efter første hele måned. Tag én udbetaling, find den i banken, find den i Shopify, find bilaget i regnskabet. Stemmer de tre, kører det.

Gør det, mens du stadig kan huske hvordan du satte det op.

Skal bogføringen sættes op fra en frisk butik, er det værd at vide, hvad der flytter med fra din nuværende shop. Det står på siden om migreringen.